Заповнення трудової книжки - обов`язок роботодавця

Правильне оформлення стосунків між роботодавцем і найманим працівником гарантує злагоджений соціальний розвиток і цивілізований діалог. Зрештою, воно убезпечує роботодавця від штрафних санкцій внаслідок перевірок контролюючими державними органами. Та й правильне оформлення трудових відносин нівелює більшість підстав для непланових перевірок.

Трудові книжки заповнюються українською
Нагадаю, що ми вже обговорили правила прийому на роботу й допуску найманого працівника до роботи, облік робочого часу й нарахування та виплату зарплатні. Зауважу, що після наказу про прийняття на роботу (Форма № П-1) і повідомлення про наймання у фіскальний орган за місцем обліку платника єдиного внеску роботодавець вносить запис у трудову книжку працівника.

Трудові книжки заповнюються українською мовою. До речі, в листі Мінсоцполітики від 21.11.2012 р. № 183/06/186-12 є посилання на статтю 13 Закону № 5029 «Про засади державної мовної політики». Нею дозволялося заповнення трудової книжки іншою мовою, крім української – на основі особистої заяви особи, якій трудова книжка належить. У лютому 2014 року той закон був скасований Верховною Радою, проте закон про його скасування так і не був підписаний Президентом України. А крапку в цій ситуації поставив Конституційний Суд – 28 лютого цього року він визнав неконституційність закону «Про засади мовної політики» (так званий закон Ківалова-Колесніченка).

Отже, українськомовні записи до трудової книжки вносять тільки ручкою: кульковою або з пером. Всі записи друкарською машинкою, принтером чи іншими сучасними засобами виведення інформації на папір не визнаються. Колір чорнила – будь-який із трьох: синій, чорний або фіолетовий (пункт 2.4 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої Наказом Мінсоцполітики № 58 від 29.07.93). записи завіряються печаткою.

Роботодавці – підприємства, установи, організації всіх форм власності, а також фізособи-підприємці – ведуть трудові книжки на всіх працівників, які працюють у них понад пять днів (стаття 48 КЗпП і пункт 1.1 згаданої Інструкції). Також трудові книжки ведуть на студентів вищих і професійно-технічних навчальних закладів, які стажуються у роботодавця і більше ніде не працюють; на студентів вищих навчальних закладів, які працюють у роботодавця в позанавчальний час і для яких це місце роботи є основним.

Запис про виконання роботи або надання послуги за цивільно-правовим договором до трудової книжки не вноситься.

Зазвичай трудові книжки на підприємствах заповнює і обліковує спеціаліст відділу кадрів. Цю функцію може виконувати сам керівник підприємства чи інша уповноважена ним особа, фізособа-підприємець. Уперше трудову книжку працівникові відкриває й заповнює роботодавець (і ФОП у тому числі), робота в якого є для працівника першим основним місцем роботи. В цьому випадку він заповнює трудову книжку працівника, починаючи з титульної сторінки. Правила цього заповнення викладені в пунктах 2.4, 2.11 і 2.12 Інструкції Мінсоцполітики про порядок ведення трудових книжок від 29.07.93.

Якщо ж громадянин уже працював раніше і його трудова книжка вже відкрита, то він повинен пред’явити її новому роботодавцю. Щоправда, трапляються випадки приховуваня людьми наявності в них цього документа. Перевіряти трудове минуле свого нового працівника роботодавець не зобов’язаний. Йому залишається завести працівникові нову трудову книжку.

Що вписувати у трудову книжку
До трудової книжки вносяться такі відомості: назва роботи, професії або посади, на яку приймають працівника Їх записують у точній відповідності з найменуванням, наведеним у Класифікаторі професій ДК 003:2010.

До того ж запис у трудовій книжці повинен точно відповідати текстові відповідного наказу (розпорядження). З кожним подібним записом працівника знайомлять під його підпис в Особистій картці працівника типової форми № П-2. Вона затверджена спільним наказом Держкомстату і Міноборони від 25.12.2009 р. № 495/656.

Зразок особової картки працівника форми № П-2. pdf

Оскільки трудову книжку веде роботодавець за основним місцем роботи працівника, вона в цього роботодавця і зберігається. Виняток – фізособи-підприємці і фізособи, які використовують найману працю. Вони трудових книжок у себе не зберігають, доручаючи цю функцію самим найманим працівникам.

Щоб відкрити трудову книжку, роботодавець потребує від громадянина документи, перелічені статтею 24 КЗпП і пунктом 1.4 Інструкції з наказу Мінсоцполітики № 58. Це – паспорт або інший документ, який засвідчує особу, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, якщо він необхідний для допуску до виконання роботи.

Військовослужбовці, звільнені з військової служби, повинні пред’явити військовий квиток, а громадяни після звільнення із місць відбування кримінального покарання – довідку про звільнення.

Новачкам роботодавець оформляє трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Якщо п’ятий день цього терміну є неробочим, то це слід зробити у найближчий робочий день – перед вихідними чи святковими днями або відразу після них.

Перша сторінка трудової книжки містить: прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення без ініціалів замість імені та по батькові); дату народження (приклад: 27 липня 1987 року) на підставі паспорта чи свідоцтва про народження і дату заповнення трудової книжки (приклад: 26 лютого 2018 року). Ці відомості засвідчуються підписом працівника, якому оформляється трудова книжка. Першу сторінку (титульний аркуш) підписує відповідальна посадова особа підприємства або ФОП і на ній ставиться печатка підприємства (або служби персоналу).

На другій сторінці трудової книжки при прийнятті на роботу в «Відомості про роботу» вноситься інформація у такому порядку (зразок для ФОПа):
— у колонці № 3 «Відомості про прийом на роботу переведення на іншу роботу і звільнення» як заголовок записується повне найменування підприємства або прізвище, імя та по батькові підприємця (приклад: Приватний підприємець Васьков М. В.);
— у колонці № 1 нижче заголовка зазначають порядковий номер запису (1 – якщо це перший запис);
— у колонці № 2 вказують дату прийняття на роботу з наказу про прийняття на роботу (число – 02, місяць – 02, рік – 2018);
— у колонці № 3 під заголовком вказують назву посади (роботи) або професії відповідно до Класифікатора професій, а також розряд (категорію) і назву структурного підрозділу (відділу, цеху). Приклад для ФОП: «Прийнято продавцем продовольчих товарів за трудовим договором від 02.02.2018 № 1);
— у колонці № 4 зазначають наказ, дату його видачі та номер. Приклад: Трудовий договір № 1, зареєстрований 02.02.2018 за № … (порядковий номер у журналі реєстрації).
Необхідно врахувати, що при звільненні найманого працівника в колонку 3 вноситься запис «Звільнено за власним бажанням, ч. 1. ст. 38 КЗпП України. Записи завіряє підприємець.
Ростислав Семків, президент ОР «Ліга роботодавців» (semkivr@ukr.net)